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„Prüfe sorgfältig, wessen Geld du nimmst“ empfiehlt ein alter Grundsatz der vielzitierten Kaufmannsethik. Heute ist die Formel etwas kürzer: KYC (know your customer). Die Liste der damit verbundenen Pflichten ist länger.
Um Geldwäsche, kriminelle Aktivitäten, Wirtschaftskriminalität, Terrorismus- und Kriegsfinanzierung zu erschweren, wurden in den letzten Jahrzehnten zahlreiche Vorschriften eingeführt, die Unternehmen im Finanzsektor verpflichten, genaue Informationen über das Geschäftsmodell neuer Kunden und über die Herkunft der damit verbundenen Finanzströme einzuholen. Damit soll verhindert werden, dass z.B. unsauberes Geld über Scheinfirmen bewegt wird. Die damit verbundenen Maßnahmen werden unter dem Begriff „Anti-Geldwäsche“ (AML) zusammengefasst.
Nicht nur die Finanzinstitute sind verpflichtet, die Integrität ihrer Geschäftspartner zu überprüfen. Nach § 2 Abs. 1 GwG müssen auch in Deutschland ansässige Versicherungsmakler, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Immobilienmakler und Spielbanken die Identität ihrer Kunden feststellen, deren Zahlungsströme im Auge behalten und ggf. Maßnahmen ergreifen, z.B. bei Verdacht auf Geldwäsche. In diesem Fall muss u.a. geprüft werden, ob die Namen der Kunden auf verschiedenen Negativlisten stehen.
Zum einen sind die Unternehmen verpflichtet, so genannte „Politisch exponierte Personen“ (PEPs) zu identifizieren. Dabei handelt es sich nicht explizit um Kriminelle, sondern lediglich um Personen, die im Vergleich zu normalen Bürgern theoretisch mehr Möglichkeiten hätten, sich illegal, z.B. durch Veruntreuung oder Bestechung, Vermögen anzueignen. Handelt es sich bei einem neuen Kunden um einen PEP, sind deshalb präventiv zusätzliche Geldwäschereikontrollen notwendig. Ergeben sich dabei keine verdächtigen Aktivitäten, steht einer Geschäftsbeziehung nichts im Wege.
Darüber hinaus sind verschiedene Sanktionslisten zu prüfen, in denen Personen und Unternehmen aufgeführt sind, mit denen auf keinen Fall Geschäfte gemacht werden sollten.
Eine Herausforderung dabei ist, dass zahlreiche solcher Listen parallel existieren: Obwohl die AML-Gesetze in Europa auf den gleichen Richtlinien basieren, ist die Umsetzung in den einzelnen Mitgliedsländern teilweise sehr unterschiedlich. Je nach Geschäftstätigkeit ist es auch ratsam, die Listen aus Großbritannien, der Schweiz und den USA nicht zu ignorieren.
Mit dem Ukraine-Krieg hat der KYC/AML-Aufwand zum Teil sprunghaft zugenommen. Seit Beginn der russischen Invasion wurden die direkten Sanktionslisten der EU um mehr als 5.000 Personen allein aus Russland und Belarus erweitert. Darüber hinaus gibt es weitere Listen, die an diese anknüpfen und rund 20.000 Namen umfassen (seit dem Veröffentlichungsdatum wurde die Liste aktualisiert und umfasst nun ca. 30.000 Namen). Auch die Gruppe der so genannten PEPs hat sich erheblich vergrößert. Und das ist nur der heutige Stand. Die Listen werden täglich aktualisiert, neue Namen werden hinzugefügt, andere werden gelöscht.
Eine zusätzliche Schwierigkeit besteht darin, dass die Originalnamen der sanktionierten Personen in kyrillischer Schrift geschrieben sind und es oft mehrere Transkriptionen in lateinischen Buchstaben gibt, die voneinander abweichen.
Aufgrund des enormen Anstiegs der Prüfungsarbeit stellen sich derzeit immer mehr Unternehmen die Frage: Wie können wir die vollständige Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig den zusätzlichen Arbeitsaufwand so gering wie möglich halten? In den meisten Fällen ist eine spezialisierte Software die einzig sinnvolle Lösung. Die gute Nachricht: Auch für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es inzwischen automatisierte Dienste und Pakete, die sehr effizient und gleichzeitig erschwinglich sind.
Bei der Auswahl der richtigen automatisierten KYC/AML-Lösung gibt es jedoch einige Dinge zu beachten: Zunächst einmal ist es wichtig zu bewerten, wie umfassend eine Softwarelösung je nach den eigenen Geschäftsrisiken tatsächlich sein muss. Darüber hinaus sollte sich die Lösung nahtlos in die eigenen Arbeitsabläufe integrieren lassen und einfach an das Kundenmanagementsystem angebunden werden können. Ein reibungsloser Austausch zwischen Compliance, Front Office und anderen Abteilungen sollte ebenfalls gewährleistet sein.
Weitere nützliche Funktionalitäten sind Schnittstellen zwischen Systemen und automatischer Import, automatisches Namensscreening, Aktualisierungsfunktionen für alle relevanten Listen, flexibel einstellbarer „Risikoappetit“ und support zur Sicherung der eigenen Datenqualität im Vorfeld.
Welche Lösung für die eigenen Anforderungen genau die richtige ist, hängt letztlich von vielen Faktoren ab. Seriöse und kompetente Anbieter erkennt man u.a. daran, dass kostenlose Erstberatungen und Produktdemonstrationen angeboten werden. Die Notwendigkeit, Compliance-Maßnahmen zu digitalisieren, ist (leider) dringender denn je, auch aufgrund der weltpolitischen Lage.
Lesen Sie den Originalartikel: Warum eine automatisierte Lösung bei KYC sinnvoll ist | Börsen-Zeitung (boersen-zeitung.de)
